2022年07月21日
何宜岸
在21世紀的今天，不論是在物質(zhì)需求上還是在精神追求上，人們的要求都越來越高，而數(shù)字賦能等技術挖掘才是真正能激發(fā)市場活力的創(chuàng)新應用。將數(shù)字技術應用于檔案管理，將對檔案管理的理念、方式、內(nèi)容產(chǎn)生變革性影響，會將檔案管理變得更加科學智慧。
數(shù)字賦能作為一個新的概念，主要是隨著數(shù)字技術的超快發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)格計算和人工智能等技術通過特定的方式給予我們能力，以此改變傳統(tǒng)的工作、生活方式。在21世紀的今天，不論是在物質(zhì)需求上還是在精神追求上，人們的要求都越來越高，而數(shù)字賦能等技術挖掘才是真正能激發(fā)市場活力的創(chuàng)新應用。將數(shù)字技術應用于檔案管理，將對檔案管理的理念、方式、內(nèi)容產(chǎn)生變革性影響，會將檔案管理變得更加科學智慧。
一、數(shù)字賦能檔案管理的價值前景
在當前5G技術和大數(shù)據(jù)信息技術的驅(qū)動下，檔案信息和用戶需求總量明顯上升，充分利用數(shù)字技術，能夠減少繁瑣流程和工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級。
（一）提高工作人員技能素質(zhì)
面對當前數(shù)字賦能對檔案管理的沖擊，基于當前管理發(fā)展的趨勢和檔案工作的現(xiàn)狀，未來定是理論知識與數(shù)字技術、檔案工作相結(jié)合的新型模式，這就必然會促使工作單位不斷優(yōu)化人員配置、加強人員培訓，促使員工學習新技術、新方法，提高工作素養(yǎng)，努力適應數(shù)字時代下檔案管理理念和工作操作流程，實現(xiàn)常規(guī)管理工作更加科學、便捷、規(guī)范和系統(tǒng)。
（二）提高檔案管理工作效率
傳統(tǒng)的檔案管理一般采用的是人工編輯、整理、分類、歸檔，不僅工作繁瑣、效率低下，而且經(jīng)常會出現(xiàn)紕漏。采用數(shù)字化管理可以極大地釋放人工工作量，減少由于人工操作出現(xiàn)的漏洞。利用數(shù)字化儲存、機器鑒定整理歸檔，可以有效提高檔案工作效率，提升鑒定標準，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理智能化、工作流程簡單化，大大縮減了管理時間和管理成本。
（三）提高檔案管理安全性
社會信息化提升了信息的地位，而信息安全是任何國家、政府、行業(yè)部門都需要重視的問題，尤其在檔案管理工作中，各種檔案的保密性和隱私問題尤為重要。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的保密性沒有被充分重視，容易出現(xiàn)信息資源的泄漏遺失。數(shù)字化技術可以加密檔案信息，改變以往只靠封條進行保密的模式。數(shù)字賦能將引入密碼技術、人臉識別技術、指紋技術、防火墻技術、數(shù)字化備份等信息安全相關技術手段。安全保密措施的引入對于提升檔案管理的安全性具有深刻的意義，極大地提高了檔案的保密性與安全性。
（四）提升檔案管理服務體驗
搭建技術賦能管理模式從用戶需求出發(fā)，改變了以往的閱覽、展示、咨詢等被動工作模式。新型的數(shù)字體驗服務管理模式，了解用戶的習慣和想法，構(gòu)建檔案智慧平臺，利用數(shù)據(jù)挖掘、新媒體服務、精準推送等方式切實高效、有針對性地解決用戶問題，提高用戶認可度。
二、數(shù)字賦能檔案管理的模式建設
目前，數(shù)字技術發(fā)展已有一定成熟的基礎，包括設備、技術和應用完整的產(chǎn)業(yè)體系。設備層是由云平臺和人工智能為核心構(gòu)成的技術設備，技術層由數(shù)據(jù)挖掘、智能識別等技術構(gòu)成，應用層是數(shù)字技術在檔案領域的融合與應用。數(shù)字賦能服務體系是推動數(shù)字產(chǎn)業(yè)與檔案管理實現(xiàn)深度融合的成果。
（一）檔案資源整合
館藏資源數(shù)字化是將檔案館原有的實體資源，通過數(shù)字技術手段處理形成電子檔案。目前常見的技術手段為圖譜識別、語音識別、自然語言處理、語義關聯(lián)等，通過這些技術手段助力檔案資源整合，可以大大提高工作效率。還可以將檔案資源融入各類數(shù)據(jù)庫的資源系統(tǒng)，如全文比對數(shù)據(jù)庫、多媒體信息數(shù)據(jù)庫、專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫、歷史文獻數(shù)據(jù)庫等。
開放資源整合是指收集企事業(yè)單位、網(wǎng)絡（包括社交媒體、圖書館平臺、博物館平臺）的數(shù)據(jù)服務平臺的資源，形成能夠滿足用戶需要、興趣偏好的用戶數(shù)據(jù)資源庫，打破“信息孤島”，形成“數(shù)字大陸”。這些數(shù)據(jù)資源的整合能夠使檔案服務更加有針對性，提升檔案用戶服務體驗，但整合數(shù)據(jù)資源需要面對與多部門合作的困難，而且隱私安全必須加強。
（二）檔案平臺建設
檔案平臺技術化依賴于信息軟件、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術，其中以數(shù)字技術為支撐。要實現(xiàn)檔案科學化管理，搭建技術化平臺是檔案管理工作的前提，技術賦能能夠應用到各項檔案工作中，從而提升檔案服務水平。比如，在檔案管理過程中應用圖像和音頻識別、外語和方言處理、OCR技術和專家系統(tǒng)等技術，可以切實實現(xiàn)全方位自動化辦公。
利用數(shù)字技術建立檔案服務云平臺，能夠減少人工成本，同時降低運營維護修繕相關費用，提高該平臺利用率。尤其在智慧檢索方面，能夠讓用戶的服務體驗不受地域限制。
（三）用戶精準體驗
虛擬智慧引導充分發(fā)揮VR技術的作用來滿足用戶的需求，利用自然語言識別、3D視覺、AR、智能交互等技術深度分析館內(nèi)檔案資源及用戶服務數(shù)據(jù)，構(gòu)建虛擬時空的畫面，模擬用戶所查找檔案的特定時間背景、空間場景及歷史畫面，讓用戶身臨其境地體驗即時性情景。
交互式推送是堅持遵循用戶需求的原則，構(gòu)建精準用戶對應服務模式，為用戶提供后臺信息推送。精細、準確地匹配用戶實際需求是需要建立在數(shù)字化的深度算法的基礎上的，利用數(shù)字人工智能提高檔案服務的針對性，滿足不同年齡階段、不同知識結(jié)構(gòu)的用戶的個性化興趣偏好，能夠為提供持續(xù)性檔案智慧服務奠定基礎。
（四）反饋與優(yōu)化
反饋與評價是指數(shù)字賦能檔案管理模式需要通過服務后評價，實現(xiàn)平臺系統(tǒng)自動更新，根據(jù)用戶反饋內(nèi)容不斷提升各項檔案服務水平。服務反饋與評價主要是面向檔案服務對象，對檔案智慧服務的資源內(nèi)容、個性化的體驗感等方面及時做出反饋，運用數(shù)字化算法進行總結(jié)。
改進與優(yōu)化是數(shù)字化技術在嵌入檔案管理工作中發(fā)揮系統(tǒng)自動更新優(yōu)化的過程，自動收集用戶的反饋與評價內(nèi)容，在總結(jié)分析后進行智能優(yōu)化升級，通過實現(xiàn)檔案管理服務的良性循環(huán)，吸引更多的用戶。自動優(yōu)化過程能夠篩選用戶感興趣的資源內(nèi)容、區(qū)分資源類別、過濾吸引力較差的資源，不斷提升檔案用戶服務的精準度和滿意度。
數(shù)字賦能檔案管理模式為檔案管理工作帶來變革性影響，將數(shù)字技術嵌入檔案管理工作，能夠智慧性地滿足用戶對檔案的需求，實現(xiàn)檔案工作的升級轉(zhuǎn)型。在保證檔案信息安全性的前提下，能夠改變傳統(tǒng)檔案工作中技術落后、效率低下等問題，構(gòu)建數(shù)字賦能檔案管理模式在檔案管理工作中將發(fā)揮重要影響力。
（作者單位：中國電影資料館）
